Säker informationshantering i en allt mer komplex offentlig verksamhet

Digitala kommunikations- och samarbetsverktyg har skapat nya möjligheter för snabb informationsdelning och effektiv samverkan inom offentlig sektor. Samtidigt har utvecklingen medfört betydande utmaningar för dokumenthantering, diarieföring och arkivering.

I dagens offentliga verksamheter sker kommunikation i många olika kanaler – e-post, chattverktyg, samarbetsplattformar och digitala möten. Gränsen mellan informell och formell kommunikation har blivit allt mer otydlig. Det gör det svårare att identifiera vilka handlingar som omfattas av dokumentationskrav, vad som ska diarieföras och vilka uppgifter som behöver bevaras enligt gällande regelverk.

Samtidigt står offentlig förvaltning i Sverige inför ett växande strukturellt tryck. Resurserna minskar, medan kraven på rättssäkerhet, transparens och regelefterlevnad fortsätter att öka. Myndigheter och offentliga organisationer måste hantera ett allt större antal regelverk, processer och administrativa krav – ofta under betydande tidspress.

Konsekvensen blir en ökad risk för:

• att viktiga handlingar inte diarieförs i tid
• att dokumentation går förlorad
• att arkivpliktiga handlingar inte identifieras korrekt
• att verksamheten får svårt att säkerställa spårbarhet och transparens

Samtidigt är korrekt informationshantering en grundförutsättning för demokratisk styrning och medborgarnas förtroende för offentlig verksamhet. Offentlighetsprincipen, rättssäkerhet och likabehandling bygger på att myndigheter kan visa hur beslut har fattats och vilka underlag som har använts.

AI-stöd för bedömning av dokument

Generativ AI skapar nya möjligheter att stödja offentlig verksamhet i arbetet med informationshantering och dokumentbedömning.

Genom att analysera innehåll, sammanhang och typ av information kan AI-baserade lösningar hjälpa verksamheter att:

• identifiera potentiellt diarieföringspliktiga handlingar
• bedöma om dokument kan omfattas av arkivplikt
• skapa bättre förutsättningar för enhetliga bedömningar
• minska den administrativa belastningen
• frigöra tid för kärnverksamheten

Syftet är inte att ersätta mänskliga bedömningar, utan att ge stöd i komplexa och tidskrävande administrativa processer. Med rätt användning kan AI bidra till både ökad effektivitet och stärkt regelefterlevnad.